Kadence International berkomitmen penuh untuk mematuhi persyaratan undang-undang, aturan, atau peraturan yang berlaku terkait perlindungan data pribadi (selanjutnya disebut sebagai “Undang-Undang yang Berlaku”), termasuk Peraturan Perlindungan Data Umum Uni Eropa 2018 (GDPR), Undang-Undang Privasi Konsumen California 2020 (CCPA), serta Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi 2012 (PDPA).
Kami diwajibkan untuk menyimpan data pribadi tertentu mengenai individu demi memenuhi kewajiban operasional dan hukum kami. Kami menyadari pentingnya penanganan data pribadi yang benar dan sesuai hukum karena hal ini membantu menjaga kepercayaan terhadap organisasi kami serta memastikan hasil yang efisien dan sukses saat menggunakan data ini.
Jenis data pribadi yang mungkin kami olah mencakup informasi mengenai karyawan saat ini, mantan karyawan, dan calon karyawan, klien, pelanggan, pemasok, serta organisasi lain yang berhubungan dengan kami.
Data pribadi dapat berupa data yang disimpan dalam bentuk kertas, komputer, atau media elektronik lainnya, yang semuanya dilindungi berdasarkan undang-undang dan peraturan di setiap yurisdiksi.
<1> Ruang Lingkup Kebijakan ini
Kebijakan ini berlaku bagi semua karyawan dan pekerja yang menangani data pribadi, baik yang berkaitan dengan rekan kerja, klien, maupun pihak lain mana pun. Salinan kebijakan ini juga akan diberikan kepada pihak ketiga mana pun yang kami libatkan dalam pemrosesan atau penyimpanan data.
<2> Prinsip
Kami mendukung dan mematuhi tujuh prinsip perlindungan data pribadi, yang dirangkum sebagai berikut:
1. Legalitas, Transparansi, dan Keadilan
・Legalitas – Setiap Data Pribadi harus diproses sesuai dengan aturan dan pedoman Undang-Undang yang Berlaku di masing-masing negara.
・Transparansi – Segala jenis informasi yang disampaikan organisasi kepada individu mengenai cara pemrosesan data mereka, harus diungkapkan dengan jelas dan menyeluruh.
・Keadilan – Subjek data memiliki:
i. Hak untuk diberi tahu.
ii. Hak untuk mengakses.
iii. Hak atas koreksi.
iv. Hak atas penghapusan.
v. Hak untuk membatasi pemrosesan.
vi. Hak atas portabilitas data.
vii. Hak untuk mengajukan keberatan.
viii. Hak terkait pengambilan keputusan otomatis dan profilasi.
2. Pembatasan Tujuan.
Data pribadi harus dikumpulkan untuk tujuan yang sah, jelas, dan telah ditentukan, serta tidak boleh diproses lebih lanjut dengan cara yang tidak sesuai dengan tujuan tersebut.
3. Prinsip Minimalisasi
Data pribadi harus relevan, memadai, dan dibatasi pada apa yang diperlukan sehubungan dengan tujuan pemrosesan data tersebut.
4. Keakuratan
Data pribadi harus selalu diperbarui, dan tindakan harus diambil untuk menghindari penyimpanan data yang sudah usang atau berlebihan.
5. Pembatasan Penyimpanan
Data pribadi harus disimpan dalam bentuk yang memungkinkan identifikasi subjek data tidak lebih lama dari yang diperlukan untuk tujuan pemrosesan data pribadi tersebut.
6. Integritas dan Kerahasiaan
Data pribadi harus diproses dengan cara yang menjamin keamanan yang memadai, termasuk perlindungan terhadap pemrosesan yang tidak sah atau melanggar hukum serta terhadap kehilangan, penghancuran, atau kerusakan yang tidak disengaja, dengan menggunakan langkah-langkah teknis atau organisasi yang sesuai.
7. Akuntabilitas
・Baik pengendali data maupun pemroses data memiliki tanggung jawab atas, dan harus dapat membuktikan kepatuhan terhadap semua Prinsip.
・Banyak Undang-Undang yang Berlaku mewajibkan perusahaan untuk menunjukkan bagaimana mereka mematuhi prinsip-prinsip tersebut.
・Otoritas pengawas dapat melakukan audit terhadap perusahaan untuk memeriksa kepatuhan terhadap prinsip akuntabilitas.
Prinsip-prinsip ini berlaku untuk pengumpulan, penanganan, pemrosesan, pengangkutan, dan penyimpanan data pribadi.
Karyawan dan agen kami yang memperoleh, menangani, memproses, mentransfer, dan menyimpan data pribadi atas nama kami harus mematuhi prinsip-prinsip ini setiap saat.
<3> Jenis data
Data pribadi didefinisikan sebagai data yang berkaitan dengan individu yang masih hidup yang dapat diidentifikasi dari data tersebut; atau dari data tersebut dan informasi lain yang dimiliki atau kemungkinan akan dimiliki oleh pengendali data, dan mencakup ungkapan pendapat tentang individu tersebut serta indikasi apa pun mengenai niat pengendali data, atau orang lain mana pun sehubungan dengan individu tersebut.
Data pribadi yang kami kumpulkan mencakup, namun tidak terbatas pada, kategori-kategori yang tercantum di bawah ini:
・Dari orang-orang yang kami hubungi terkait survei yang kami lakukan secara daring, secara langsung, melalui telepon, email, atau surat pos.
・Dari pengunjung situs web kami dan orang-orang yang menghubungi kami melalui situs web kami, melalui email, atau cara lain.
・Dari karyawan, kontraktor, dan kontak bisnis kami di perusahaan lain dalam rangka menjalankan bisnis kami.
・Dari klien saat ini dan calon klien.
Data pribadi yang sensitif didefinisikan sebagai data pribadi yang terdiri dari informasi mengenai asal ras atau etnis seseorang, pendapat politik, keyakinan agama atau keyakinan lainnya, keanggotaan serikat pekerja, kesehatan atau kondisi fisik atau mental, kehidupan seksual, atau proses hukum pidana atau vonis pidana.
Kami mematuhi Undang-Undang yang Berlaku terkait pengumpulan data tentang anak-anak. Saat kami mengumpulkan data pribadi dari anak-anak, kami melakukannya dengan persetujuan orang tua, yang dapat dicabut kapan saja.
<4> Penanganan informasi pribadi/sensitif
Kami mengumpulkan data pribadi Anda karena hal tersebut membantu kami memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. Hal ini memungkinkan kami untuk memberikan gambaran yang lebih akurat mengenai penelitian yang disampaikan kepada klien kami.
Kami akan, melalui pengelolaan yang tepat serta penerapan kriteria dan kontrol yang ketat:
– mematuhi sepenuhnya ketentuan mengenai pengumpulan dan penggunaan data pribadi yang adil
– menentukan tujuan penggunaan informasi
– mengumpulkan dan memproses informasi hanya sejauh yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan operasional atau persyaratan hukum
– selalu berupaya memastikan kualitas informasi yang digunakan
– tidak menyimpan informasi lebih lama dari yang diperlukan secara operasional atau hukum
– selalu berupaya melindungi data pribadi dengan cara fisik dan teknis (misalnya, menyimpan berkas kertas dan catatan atau dokumen lain yang berisi data pribadi/sensitif di lingkungan yang aman; melindungi data pribadi yang disimpan di komputer dan sistem komputer dengan menggunakan kata sandi yang aman, yang jika memungkinkan, diganti secara berkala dan memastikan bahwa kata sandi individu tidak mudah diretas)
– memastikan bahwa data pribadi tidak ditransfer ke luar negeri tanpa jaminan keamanan yang memadai
– memastikan bahwa hak-hak sah orang-orang yang informasinya disimpan dapat dilaksanakan sepenuhnya
Dan, dalam beberapa kasus, kami mungkin mendasarkan pemrosesan data pribadi pada kepentingan sah kami dalam melakukan penelitian atau layanan lain karena manfaatnya dalam meningkatkan efisiensi klien kami dan pasar tempat mereka beroperasi.
Jika kami mengandalkan dasar ini untuk pemrosesan, kami memastikan bahwa aktivitas kami seimbang dengan perlindungan privasi yang kuat yang dirancang untuk meminimalkan risiko bagi subjek data.
Selain itu, kami akan memastikan bahwa:
– terdapat seseorang yang memiliki tanggung jawab khusus terkait perlindungan data di dalam organisasi
– seluruh staf yang mengelola dan menangani data pribadi memahami bahwa mereka secara kontrak bertanggung jawab untuk mengikuti praktik perlindungan data yang baik
– seluruh staf yang mengelola dan menangani data pribadi telah dilatih secara memadai untuk melakukannya
– seluruh staf yang mengelola dan menangani data pribadi diawasi dengan tepat
– terdapat prosedur yang jelas bagi siapa pun yang ingin mengajukan pertanyaan mengenai penanganan data pribadi, baik anggota staf maupun masyarakat umum, dan pertanyaan tersebut ditangani dengan cepat dan sopan
– metode penanganan data pribadi dievaluasi dan ditinjau secara berkala
– pembagian data dilakukan berdasarkan perjanjian tertulis yang menetapkan ruang lingkup dan batasan pembagian tersebut
– setiap pengungkapan data pribadi akan dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah disetujui
Perlu dicatat bahwa, berdasarkan undang-undang, kami wajib memberikan informasi mengenai tanggung jawab karyawan kepada organisasi mana pun yang menjadi tujuan mutasi karyawan kami, sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku.
<5> Akses ke data pribadi
Setiap individu yang menjadi subjek data pribadi yang kami simpan berhak untuk:
– menanyakan informasi apa yang kami simpan tentang mereka dan alasannya
– menanyakan cara mengakses informasi tersebut
– diberi tahu cara memperbarui informasi tersebut
– meminta agar data pribadi yang tidak akurat diperbaiki atau dihapus
– mencegah kami memproses informasi tersebut atau meminta agar pemrosesan dihentikan jika pemrosesan data tersebut berpotensi menyebabkan kerugian atau penderitaan yang signifikan dan tidak beralasan bagi individu tersebut atau pihak lain
– meminta kami untuk memastikan bahwa tidak ada keputusan yang secara signifikan memengaruhi seseorang yang didasarkan semata-mata pada proses otomatis untuk tujuan mengevaluasi hal-hal yang berkaitan dengan mereka, seperti perilaku atau kinerja
– diberi informasi mengenai langkah-langkah yang kami ambil untuk mematuhi kewajiban kami berdasarkan Undang-Undang yang Berlaku
Hak ini tunduk pada pengecualian tertentu yang diatur dalam beberapa undang-undang. Setiap orang yang ingin menggunakan hak ini harus mengajukan permohonan secara tertulis kepada petugas kami yang ditunjuk sebagai pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaan data pribadi (selanjutnya disebut sebagai Petugas yang Ditunjuk).
Jika detail pribadi tidak akurat, data tersebut akan diperbaiki atas permintaan. Jika dengan memberikan informasi ini kami harus mengungkapkan informasi yang berkaitan dengan atau mengidentifikasi pihak ketiga, kami hanya akan melakukannya asalkan pihak ketiga tersebut memberikan persetujuan; jika tidak, kami dapat mengedit data untuk menghapus identitas pihak ketiga tersebut.
Data pribadi hanya akan diberikan kepada individu yang bersangkutan. Pengungkapan informasi tersebut kepada pihak lain tanpa persetujuan mereka dapat dianggap sebagai tindak pidana. Setiap karyawan yang ragu mengenai permintaan akses data harus berkonsultasi dengan Pejabat yang Ditunjuk. Informasi tidak boleh dikirim ke luar negara tempat informasi tersebut diperoleh tanpa izin terlebih dahulu dari Pejabat yang Ditunjuk kami. Kami berupaya memenuhi permintaan akses terhadap data pribadi secepat mungkin, namun akan memastikan bahwa data tersebut disediakan dalam waktu 30 hari sejak penerimaan permintaan tertulis, kecuali terdapat alasan yang sah untuk penundaan. Dalam hal demikian, alasan penundaan akan dijelaskan secara tertulis kepada individu yang mengajukan permintaan.
<6> Tanggung jawab karyawan
Semua karyawan harus memastikan bahwa, dalam menjalankan tugasnya, kami dapat mematuhi kewajiban kami berdasarkan Undang-Undang yang Berlaku. Selain itu, setiap karyawan bertanggung jawab untuk:
– memeriksa apakah data pribadi yang mereka berikan kepada kami akurat dan terkini
– memberi tahu kami mengenai setiap perubahan pada informasi yang telah diberikan sebelumnya, misalnya perubahan alamat.
– memeriksa informasi apa pun yang mungkin kami kirimkan dari waktu ke waktu, yang berisi rincian mengenai informasi yang disimpan dan diproses
– jika, sebagai bagian dari tanggung jawab mereka, karyawan mengumpulkan informasi tentang orang lain atau tentang karyawan lain, mereka harus mematuhi kebijakan ini. Hal ini mencakup memastikan bahwa informasi diproses sesuai dengan setiap Undang-Undang yang Berlaku, hanya diproses untuk tujuan yang dimaksudkan, disimpan dengan aman, dan tidak disimpan lebih lama dari yang diperlukan.
<7> Informasi Lebih Lanjut
Untuk informasi lebih lanjut mengenai jenis data yang kami kumpulkan, serta cara kami menggunakan atau menangani data pribadi, termasuk kontak yang dapat dihubungi untuk pertanyaan, silakan merujuk ke tautan berikut:
・Inggris
Kebijakan Perlindungan Data https://kadence.com/policy/data-protection-policy-uk/
Kebijakan Privasi Pelanggan https://kadence.com/policy/customer-privacy-policy-uk/
・Jepang
Perlindungan Informasi Pribadi／Penanganan Informasi Pribadi https://www.cross-m.co.jp/en/policy.html